Refaktory bouwde in opdracht van Ahovoks het volledige platform voor het Vlaamse toelatingsexamen arts, tandarts en dierenarts. Het systeem dekt de volledige doorloop van een kandidaat, van de opening van de inschrijvingen tot het attest van (voor sommigen) gunstige rangschikking  dat na de bekendmaking gedownload kan worden. Wat dit als engineeringprobleem bijzonder maakt is geen enkele functie op zich. Het is dat alles samenkomt op één datum in de kalender waar geen terugvaloptie voor bestaat.

Een inschrijving is geen formulier

De inschrijvingsmodule verwerkt persoonsgegevens, schoolloopbaan, een juridisch bindende studievoorkeur en ondersteunende maatregelen voor kandidaten met een beperking.

Elk van die vier heeft eigen logica. De studievoorkeur is bindend, wat betekent dat het geen UI-gemak is maar een gegeven met juridisch gewicht en aanpasbaar tot enkele dagen voor het examen, met elke wijziging achteraf traceerbaar. Ondersteunende maatregelen vragen een opgeladen attest, dat manueel beoordeeld wordt in plaats van automatisch aanvaard; die beoordelingsflow moet overweg kunnen met inzendingen die vlak voor de deadline binnenkomen en met weigeringen die op tijd gecommuniceerd moeten worden opdat de kandidaat nog kan reageren.

Tweefactorauthenticatie is verplicht, via sms of authenticator-app. Voor een systeem dat deze categorie persoonsgegevens over zoveel jonge mensen bijhoudt, is dat geen luxefunctie.

De examendag

Kandidaten downloaden hun oproepingsbrief met QR-code via het portaal; gsm's zijn niet toegelaten in de examenzaal, dus dat papieren document telt. Betalingen verlopen via Worldline, met een audittrail per referentie zodat elke transactie tegen een specifieke kandidaat en inschrijving kan worden afgepunt.

Na het examen: een automatische bevraging, en dan de bekendmaking zelf. Resultaten komen voor iedereen op hetzelfde moment vrij, wat betekent dat de piekbelasting van het systeem niet over een dag gespreid is maar samengebald in de minuten na publicatie. Dat scenario wordt getest, niet ingeschat. Kandidaten kunnen daarna een rangschikkingsattest downloaden, inclusief de scans van hun antwoordbladen.

Het beheersysteem

De administratieve kant is nog omvangrijker dan de kandidaatzijde. Ze biedt volledig kandidaatbeheer, betalingsopvolging en -afpunting, beheer van examenlocaties, en een op maat gebouwde mailclient waarmee medewerkers communicatie kunnen richten op scherp afgebakende segmenten in plaats van naar iedereen te sturen. E-mailaflevering wordt in detail gelogd, inclusief opens en gebruikt toestel — een niveau van opvolging dat bestaat omdat in een juridisch relevante procedure "de kandidaat zegt dat hij het nooit ontvangen heeft" een onderbouwd antwoord vraagt.

De scoreberekening zelf gebeurt intern bij Ahovoks; Refaktory levert de data waarop die draait.

Randvoorwaarden die de bouw bepaalden

Cloudhosting was een harde contractuele eis, beperkt tot een aantal genoemde providers. Volledige auditeerbaarheid was evenmin een wens maar een vertrekpunt: elke interactie in het systeem wordt op applicatieniveau vastgelegd.

Bouwen voor een vaste publieke datum verandert je prioriteiten op een manier die makkelijk onderschat wordt. Er is geen zachte lancering, geen uitrol in percentages, en geen mogelijkheid om het volgende sprint op te lossen.